Що таке легалізація документів?

Якщо Ви збираєтеся виїхати за кордон, щоб отримати освіту, влаштуватися на роботу або з якою-небудь іншою метою, то неодмінно Ви зіткнетеся з необхідністю легалізації документів.

Легалізація документа — це здійснення низки визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави. Кінцевою метою процедури легалізації документа, виданого на території однієї держави, є можливість його подання в офіційні органи іншої держави. Говорячи простими словами: легалізація потрібна для того, щоб Ваш документ, виданий, наприклад, в Україні, був дійсним на території іншої країни.

Суть легалізації полягає в підтвердженні повноважень, справжності підпису, печатки або штампа посадової особи, яка видала документ.

Легалізація поширюється на документи про освіту (диплом, атестат і т.д.), цивільний стан (документи з органів РАЦСу: св-во про народження, шлюб і т.д.), страховки, довідки, довіреності, судові рішення, а також матеріали по цивільних, сімейних і кримінальних справах, документи юридичних осіб (довідка з податкової інспекції, свідоцтво про реєстрацію ФОП, свідоцтво про право власності, сертифікат про реєстрацію товарного знака, свідоцтво про сплату єдиного податку і т.д.).

Існує ряд документів, які не підлягають легалізації — це оригінали та копії документів, на яких є фотографія:

• паспорта;

• профспілкові квитки;

• трудові книжки;

• військові квитки;

• посвідчення особи;

• пенсійні книжки;

• водійські права;

• характеристики;

• документи про приналежність станам і віросповідань.

У деяких країнах не вимагається легалізація українських документів. До числа цих країн відносяться:

• більшість країн СНД, в яких діє Мінська конвенція від 22 січня 1993р. (Зі змінами від 28.03.1997г.) — Азербайджан, Вірменія, Білорусь, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменістан, Узбекистан;

• країни, з якими Україна уклала двосторонній договір про правову допомогу в цивільних справах — Угорщина, В’єтнам, Китай, Латвія, Литва, Молдова, Монголія, Польща, Чехія, Естонія.

Для надання документів до країн, що не увійшли до цього списку, існує два способи легалізації:

• проставлення штампа Апостиль;

• консульська легалізація.

Засвідчення офіційних документів в порядку консульскої легалізації

Існує список країн, які не входять в список країн-учасниць Гаазької конвенції, тому спрощена схема легалізації шляхом проставлення апостиля для них не діє. Для таких країн необхідна легалізація через консульство.

Етапи консульської легалізації документів:

• проставлення печатки Міністерства юстиції України

• проставлення печатки Міністерства закордонних справ України

• нотаріальний переклад

• проставлення печатки консульства (посольства) необхідної країни

Терміни легалізації в кожній з інстанцій залежать від країни. В цілому, кожна процедура може тривати від 2 до 10 робочих днів.

Консульська легалізація потрібна для:

ОАЕ, Саудівської Аравії, Лівії, Кувейту, Китаю (крім Макао і Гонконгу), Коста-Ріки, Канади, Шрі-Ланки, Іраку, Єгипту, Палестини, Уругваю, Чилі, Катару.

Особливості консульської легалізації:

• для подачі документів від імені замовника на легалізацію необхідна довіреність, оформлена у нотаріуса на одного із наших співробітників. В іншому випадку, документи не приймуть у вищевказаних інстанціях. Якщо власник документа знаходиться в іншій країні, то довіреність можна оформити безпосередньо в консульстві України в цій країні;

• під час легалізації дипломів про освіту, печатки легалізації проставляються на нотаріально засвідчених копіях документів. Основна вимога — надати архівну довідку з навчального закладу;

• якщо легалізація ставиться на документи, видані управліннями РАЦС, то необхідно надати новий зразок. У разі якщо в країні видачі прийнятний старий зразок документа, то легалізація проставляється на його нотаріально засвідченій копії;

• легалізація документів юридичних осіб вимагає надання супровідного листа від компанії на бланку з печаткою та підписом директора. У листі повинні бути зазначені дані людини, яка буде подавати документи на легалізацію.

Консульський департамент не проставляє печатки легалізації на документах, які складені на території іноземних держав.Документи подібного типу легалізуються в консульстві України, яке знаходиться в країні видачі документів.